Overview

L’ECM (Enterprise Content Management) è l’insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all’interno di un’organizzazione, indipendentemente dal suo formato.
Negli ultimi anni le previsioni degli osservatori più autorevoli del mondo in fatto di dematerializzazione  indicano una crescita esponenziale (superiore ai 1000 bilioni di Gb) dello scambio dei documenti tra aziende, a riprova del fatto che i processi di digitalizzazione documentale sono già avviati e che occorre instradarli verso sistemi efficienti e di semplice utilizzo.

Da uno studio condotto da Butler Group si è verificato che ogni lavoratore in media abbisogna di 2 ore al giorno per reperire le informazioni necessarie allo svolgimento delle proprie attività (25% del totale).
Ottimizzare questi processi comporta un aumento della produttività e un conseguente abbassamento dei costi immediatamente tangibile.
Del resto, l’Osservatorio del Politecnico di Milano ha messo a punto un algoritmo in grado di calcolare in maniera rapida il risparmio rappresentato dall’utilizzo in azienda di soluzioni di ECM.

In questo scenario è essenziale chiarire quali siano i processi coinvolti nell’Enterprise Content Management e come essi interagiscano tra loro per restituire risultati immediati in termini di produttività. Il grafico seguente indica appunto tutte le funzioni che compongono l’ECM.

I benefici

Sempre prendendo spunto dai dati forniti dall’Osservatorio del Politecnico di Milano è possibile individuare l’ampio spettro dei benefici legati all’utilizzo di tecnologie ECM:

Proprio grazie al raggiungimento di queste nuove consapevolezze il mercato dell’ECM ha goduto, negli ultimi anni, di percentuali di crescita costantemente in doppia cifra, in netta controtendenza con il mercato IT generico che, a causa di crisi e contingenze di mercato, continua a vivere un periodo di flessione.
La percezione dell’utilità di questi sistemi di gestione dei processi è talmente elevata da coinvolgere ormai la quasi totalità delle aziende italiane, con un sempre crescente livello di interesse.